Baja de activos tecnológicos: cómo documentarla bien
Dar de baja equipo de TI parece un trámite hasta que alguien pregunta “¿dónde acabó la laptop con número de serie X?”. Esta guía es sobre el expediente: qué papel necesitas, qué debe traer y qué pedirle a tu proveedor antes de entregarle nada.
Qué es realmente una baja de activos
Son tres problemas distintos que suelen tratarse como uno solo, y esa confusión es la que deja huecos:
- El contable. Sacar el activo del inventario y de los registros.
- El de información. Resolver qué pasa con lo que guardan los discos.
- El ambiental. Darle un destino final al material.
Un proveedor que solo se lleva el equipo resuelve el tercero y te deja los otros dos abiertos. Por eso la conversación no debería empezar por “¿cuánto me das por esto?” sino por “¿qué papel me vas a dejar?”.
El expediente que te va a pedir una auditoría
Varía según la empresa, pero en la práctica siempre son las mismas cuatro piezas:
- Inventario del lote, activo por activo. Tipo, marca, modelo y número de serie. No “12 computadoras”, sino cuáles doce.
- Evidencia de qué pasó con los medios de almacenamiento. Por unidad, con su número de serie y fecha.
- Constancia de entrega. Quién entregó, quién recibió y cuándo — la cadena de custodia.
- Documento de cierre con folio. El que se archiva y se puede enseñar.
La prueba de fuego es simple: toma un número de serie al azar de tu lista y pregunta qué pasó con él. Si el expediente no puede responder eso, no sirve para una auditoría por muy bonito que se vea.
Qué preguntarle a tu proveedor, antes de entregar
| Pregunta | Por qué importa |
|---|---|
| ¿Qué documento exacto me entregas al cierre y trae folio? | “Te damos un certificado” puede significar cualquier cosa. Pide ver un ejemplo. |
| ¿Qué haces con los discos y qué evidencia dejas por unidad? | Es la diferencia entre poder responder por un número de serie y no poder. |
| ¿Mi lote genera un pago o un costo? ¿Por escrito, antes de moverlo? | Enterarte del costo cuando el equipo ya salió de tu oficina es la peor posición para negociar. |
| ¿A dónde va el material después de ti y me lo puedes sustentar? | Ahí es donde se pierde el rastro. Un proveedor serio sabe a qué planta o refinería entrega cada tipo de material y tiene el expediente que lo comprueba. |
Lo que dice la norma en México
Orientación general, no asesoría legal. Hay dos frentes:
Datos personales. La LFPDPPP obliga a suprimir de forma segura los datos personales cuando dejan de ser necesarios. No prescribe una técnica; lo que espera es que puedas demostrar que la información dejó de ser recuperable. De ahí que la evidencia por unidad sea lo que realmente te cubre.
Residuos. La LGPGIR trata los residuos electrónicos como residuos de manejo especial, y la NOM-161-SEMARNAT-2011 fija los criterios para clasificarlos, determinar cuáles requieren plan de manejo y quién cuenta como gran generador. Si tu empresa cae en ese supuesto, el manifiesto lo emite un manejador autorizado.
Qué entregamos y qué no
Entregamos el expediente completo del lote: inventario por activo con número de serie, registro de destrucción unidad por unidad con evidencia, cadena de custodia y certificado de destrucción con folio.
No emitimos manifiesto oficial de SEMARNAT — eso corresponde a un manejador autorizado y no lo somos. Tampoco emitimos CFDI por ahora, porque la formalización en México está en trámite. Lo decimos aquí para que, si tu empresa necesita alguno de esos dos documentos, lo sepas desde el principio y no a medio proceso.
¿Tu lote vale o cuesta?
Casi nadie lo contesta antes de tener el equipo en su bodega, y es lo primero que un área de compras necesita saber:
- Suele pagarse: servidores, equipo de red, tarjetas madre, procesadores, memoria. Material con densidad de metales.
- Suele costar: monitores y pantallas, gabinetes vacíos, impresoras grandes, mucho plástico.
- Depende: laptops y equipos completos, según estado y generación. Si todavía encienden, valen bastante más por reventa que por peso — y ahí conviene ver la modalidad de consignación.
Se valúa y se informa por escrito antes de mover el material.
El orden que recomendamos
- Levanta el inventario con números de serie, antes de que el equipo se mueva de lugar.
- Separa lo que se va a reasignar de lo que se va definitivamente. Cambia el tratamiento de los discos — ver borrado seguro vs. destrucción física.
- Pide la valuación por escrito antes de comprometer el lote.
- Entrega con acta, y que la cadena de custodia arranque ahí.
- Archiva el expediente de cierre junto con la baja contable, no en otra carpeta.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la baja de activos tecnológicos?
Es el proceso de retirar formalmente de la operación y del inventario el equipo de cómputo que una empresa deja de usar. Implica tres cosas que suelen tratarse por separado: sacar el activo de los registros contables, resolver qué pasa con la información que contiene y darle un destino final al material.
¿Qué documentos necesito para dar de baja equipo de cómputo?
Depende de las políticas de cada empresa, pero el expediente que casi siempre se pide incluye: el inventario del lote con número de serie por activo, la evidencia de qué pasó con los medios de almacenamiento, la constancia de entrega al proveedor y el documento de cierre. Con eso se puede responder por cualquier activo del lote si alguien pregunta después.
¿La baja de activos requiere manifiesto de SEMARNAT?
Depende del volumen y de la clasificación del residuo. La LGPGIR trata los residuos electrónicos como residuos de manejo especial y la NOM-161-SEMARNAT-2011 fija los criterios para determinar cuáles requieren plan de manejo y quién cuenta como gran generador. Si tu empresa cae en ese supuesto, el manifiesto lo emite un manejador autorizado. Electrónicos México no lo es y no emite ese documento: entrega constancia de recepción, el expediente del lote y el certificado de destrucción física de cada unidad de almacenamiento.
¿Qué le debo preguntar a un proveedor antes de entregarle el lote?
Cuatro cosas: qué documento exacto te va a entregar al cierre y si trae folio; qué hace con los discos y qué evidencia deja por unidad; si el lote te genera un pago o un costo, por escrito y antes de mover nada; y qué acreditaciones tiene realmente, para no asumir certificaciones que no existen.
¿El equipo dado de baja tiene valor?
Con frecuencia sí. Los servidores, tarjetas, procesadores y memorias tienen valor por su material recuperado, y el equipo que todavía funciona vale bastante más por reventa que por peso. Un lote con mucho gabinete, monitor o plástico puede llevar costo de procesamiento en vez de pago. Lo correcto es que te lo valúen por escrito antes de mover el material.
Cotiza la baja de tu lote
Mándanos tu inventario, aunque sea aproximado. Te respondemos con la valuación y las condiciones, por escrito.
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